‘Een lange reis begint met een enkele stap.’ Maar wat begint nog meer met een enkele stap? Een klunzig ommetje dat je maar een klein stapje verder brengt. Dus ja, een lange reis begint met een enkele stap maar garandeert nog geen lange reis. Zorg daarom dat je goed voorbereid bent, zodat je blijft doorstappen en daadwerkelijk een verandering in de organisatie teweeg brengt.

Uit “Switch, veranderen als verandering moeilijk is”

Voordat u begint

Voordat u blindelings met Software Asset Management van start gaat, is het noodzakelijk om een juiste businesscase te maken voor u en uw financieel management. Er wordt onder andere gebruik gemaakt van de ISO 19770-1 processen. Onderdelen die onderzocht gaan worden:

Draagvlak
ICT Asset Management is allang geen project meer wat alleen van belang is voor de ICT afdelingen. Het is van strategisch belang voor de gehele organisatie. Van alle assets binnen een organisatie nemen ICT assets tegenwoordig een aanzienlijk en belangrijk deel in. Het top management dient zich dan dan ook te realiseren dat ICT assets een belangrijk onderdeel vormen van de jaarlijkse financiële verslaglegging. Zij zijn voor deze verslaglegging eindverantwoordelijk, dus ook indirect voor de ICT assets. Als dit niet duidelijk bekend is binnen de organisatie zal er geen actieve medewerking worden verleend en zullen ICT Asset Management projecten niet succesvol eindigen.

Asset Lifecycle Management
Er zal onderzocht moeten worden hoe de ICT boekhouding binnen de organisatie geregeld is. Met andere woorden: Controleert u dit regelmatig met audits zoals u dit ook doet met uw financiele boekhouding?
Ook zal er proefondervindelijk uitgezocht moeten worden hoe er gebruik gemaakt wordt van de ICT soft- en hardware. Veel organisatie weten wel wat hun volgende ICT budget is, maar niet wat de huidige waarde is van hun ICT assets. Er zal dus ook bekeken worden of deze waarde overeenkomt met het daadwerkelijk gebruik van de assets.
De gehele lifecycle van assets binnen uw organisatie, van behoefte analyse, keuze, onderhandeling, aanschaf, installatie, onderhoud, tot gebruik en verwijdering ervan, wordt onderzocht.

ICT Asset contracten
Er zullen een aantal contracten als proef vergeleken worden met het gebruik ervan. Ook het onderhoud van deze contracten en wie hier binnen de organisatie mee te maken heeft zal beoordeeld worden. Centraal en decentraal contractmanagement zal bekeken worden. Zijn de facturen overeenkomstig met de contracten? Dit laaste is met name voor periodieke onderhoudscontracten en mobiele telecommunicatie kosten van belang.
Elke organisatie gaat op haar eigen manier naar de onderhandelingstafel, hoe dat binnen uw organisatie gaat en welke aspecten er wel en niet in worden meegenomen zullen worden bekeken. Meestal is men niet op de hoogte van het feit dat er meer mogelijkheden zijn dan dan de vertegenwoordiger van de leverancier u mededeelt. Goede voorbereiding en ondersteuning is niet alleen handig maar essentieel!

Gebruikers
Een belangrijk onderdeel van deze review is hoe de personen gekoppeld zijn aan de ICT assets, bijvoorbeeld welke telefoonnummers zijn gekoppeld aan welke personen en wie mag welke software gebruiken? Hoe wordt het gebruik en bezit doorbelast naar de afdelingen?

Investeringen en besparingen
Na dit uitgebreide onderzoek zal een juiste inschatting kunnen worden gemaakt over te nemen vervolgstappen op het gebied van ICT Asset Management projecten. U zult er versteld van staan welke mogelijkheden er zijn en waar verbeteringen en besparingen te behalen zijn.