ToBeInControl

Telecom factuurcontrole (audit)

admin — Thu, 05 Jul 2012 08:19:51 +0000

Krijgt u ook zoveel papier van uw telecomprovider? U weet dat u deze facturen moet controleren elke keer weer, maand in maand uit. Want uit ervaring blijkt dat providers fouten laten zitten in deze facturen en meestal in het voordeel van de provider. Heeft u de tijd (en zin) om deze handmatig door te spitten of deze wel correct zijn zoals afgesproken tijdens het afsluiting van het contract? Vergelijkt u alleen of de rekening even groot is als vorige maand?

Hier zijn een paar tips om uw leven wat gemakkelijker te maken…

Factuur proces

Als u met papieren facturen moet werken:

Scan ze allemaal om ze gemakkelijk te kunnen vinden. Bewaar ze ergens op een centrale plek op het intranet zodat iedereen die ze nodig heeft erbij kan.
Het liefst omzetten naar tekst om gemakkelijk zoeken mogelijk te maken (OCR)
Voorzie deze digitale kopieën van relevante contract informatie

Wanneer mogelijk, maak gebruik van de electronisch facturen

Meer data waardoor je meer kan analyseren en kan automatiseren waardoor meer besparingen gerealiseerd kunnen worden
Betalingen kunnen nu op tijd gedaan worden zodat boetes voorkomen worden.
Controleer de papieren met de digitale facturen. We hebben wel vaker gezien dat hier verschillen in kunnen zitten!

Factuur Auditing

Als je alle factuur informatie hebt is het mogelijk om alles te analyseren waar besparingen mogelijk zijn. Elke factuur zal gecontroleerd gaan worden op verkeerde bedragen, startkosten welke je niet hoefde te betalen, kosten waarvoor geen goedkeuring is afgegeven, services welke opgezegd zijn maar nog steeds op de factuur staan…en nog veel meer waarvoor je teveel betaald.

Auditing van vaste telefonie facturen op de volgende onderdelen:

Lokaal tarief berekening
Laag of geen gebruik van lijnen/nummers
Internationale telefoongesprekken
Gebruik van 0900 nummers
Kosten van installatie, beïndigen en reparatie/onderhoud
Kosten waarvoor geen toestemming is gegeven (Slamming)
Grondige analyse van de afzonderlijke servicescodes (vooral de ‘overige services’!)
Contracten
Afgesproken SLA’s en vergoedingen

Auditing van mobiele facturen op de volgende onderdelen:

Teveel gebruik van spraak, data van SMS diensten. (buiten de bundel)
MMS gebruik
Diensten van derde doorbelasting (ring tones, spelletjes en TV abonnementen)
Verzekeringen
Internationale roaming kosten
SMS diensten (SMS in)
Spraak diensten zoals telefoonnummers laten opzoeken
Kosten voor het vervroegd beïndigen van contracten
Optimalisatie van bundels en contracten, zoals pooling, maximalisatie dataplan etc…
Gebruik optimalisatie
Privé versus zakelijk gebruik (na 20:00 wel of geen privé)
RFP versus contract onderhandelingen

No related posts.

Waarom aandacht aan uw telecom voorzieningen?

admin — Wed, 04 Jul 2012 11:58:30 +0000

Juist in deze tijd van bezuinigingen is het van essentieel belang aandacht te geven aan inzicht in telecom voorzieningen. Als je weet wat je hebt en hoe het gebruikt wordt kan men de juiste veranderingen doorvoeren om besparingen te realiseren.

Er zijn in het algemeen drie verschillende soorten telecom voorzieningen:

Vaste telefonie (Voice, ISDN)
Mobiele telefonie (GSM, PDA, tablet, iPad en smartphones)
Data verbindingen (vaste, FrameRelay, MPLS)

Om de kosten inzichtelijk te krijgen en om besparingen te kunnen lokaliseren, moet men de juiste gegevens boven water halen.

Voor de vaste telefonie:

Welke van deze diensten krijg ik factureren?
Waar (locatie) en hoe worden deze diensten afgenomen?
Worden deze diensten nog wel gebruikt?
Welke contracten (de originele) worden er gebruikt? Wanneer lopen deze af?
Welke diensten binnen het contract worden er afgenomen?
Wie heeft deze diensten besteld binnen de eigen organisatie?
Welke maandelijkse en vaste kosten zijn er afgesproken en zijn vermeld op de facturen?

Voor de mobiele telefonie:

Welke gebruikers maken gebruik van deze diensten en via welke apparatuur?
Wat voor soort gebruikers zijn dit? Onder welke afdeling(en) werken ze? Welke kostenplaats?
Wie heeft toestemming gegeven voor het gebruik van deze dienst en waarom hebben ze deze dienst nodig?
Staan deze gebruikers in het personeelsbestand?
Wat gebeurt er als een gebruiker in dienst komt, van afdeling/functie veranderd of uit dienst gaat?
Hoe worden de diensten besteld, hoe worden deze goedgekeurd en hoe word dit geregistreerd?
Welke abonnementen zijn er afgesloten?
Hoe worden deze abonnementen gebruikt?
Hoe worden de veranderingen van abonnementen bijgehouden?
Welke maandelijkse en vaste kosten zijn er afgesproken en zijn vermeld op de facturen?

Voor data verbindingen:

Van welke dienst krijg ik facturen?
Waar worden deze diensten afgenomen?
Worden deze diensten nog wel gebruikt?
Wie heeft hier toestemming voor gegeven?
Welke contracten (de originele) worden er gebruikt? Wanneer lopen deze af?

Meestal wordt deze data vastgelegd in een Service of helpdesk applicatie. Indien men dit niet goed heeft ingericht, is het vrijwel zeker dat er te veel betaald wordt.

Zorg en ICT beurs

admin — Mon, 06 Feb 2012 14:41:39 +0000

ToBeInControl staat op de stand van Dataplus (01F043) met oplossingen om besparingen te realiseren op uw ICT asset. Wij staan met de merken Asentinel (Telecom Expense Management) en Flexera Software (Software Asset Management).

Wij geven hier een demonstratie van onze Telecom oplossing waar wij laten zien hoe wij besparingen realiseren van tussen de 5 % en 15 % zonder risico’s of investeringen van de klant. Nieuwsgierig geworden, bezoek dan de stand van Dataplus op de zorg en ICT beurs.

Heliview Telecom Expense Management congres

Heliview Telecom Expense Management 2012

admin — Mon, 06 Feb 2012 14:39:31 +0000

Monitor ,meet en beheer je telecom uitgaven.

U kunt zich voor dit congres gratis als VIP aanmelden via h.krommenhoek@tobeincontrol.nl met de vermelding “TEM”. Als VIP ontvangt u dan een gratis lunch en uitrijdkaart (indien betaald parkeren).

Na registratie ontvangt u een week voor aanvang van het congres van Heliview een toegangsbewijs en routebeschrijving. Graag tot 14 maart 2012 in de Amsterdam Arena!

ontvangst en registratie    08:45 – 09:20 uur
congres en informatiemarkt  09:20 – 16:30 uur

VIP uitnodigingen zijn alleen voor eindgebruikers!

Heliview IT Asset Management 2012

admin — Mon, 06 Feb 2012 14:33:41 +0000

Heliview IT Asset Management 2012

U kunt zich voor dit congres gratis als VIP aanmelden via h.krommenhoek@tobeincontrol.nl met de vermelding “ITAM”. Als VIP ontvangt u dan een gratis lunch en uitrijdkaart (indien betaald parkeren).

Na registratie ontvangt u een week voor aanvang van het congres van Heliview een toegangsbewijs en routebeschrijving. Graag tot 22 maart 2012 in Intres te Hoevelaken!

ontvangst en registratie    09:00 – 09:30 uur
congres en informatiemarkt  09:30 – 17:00 uur

VIP uitnodigingen zijn alleen voor eindgebruikers!

Heliview Telecom Expense Management 2012

Nieuwjaarswens

admin — Fri, 30 Dec 2011 22:16:39 +0000

Have no fear, have no doubt. Don’t waste this crisis but get your live and business under control. Let’s make 2012 wonderful! ToBeInControl! No related posts. No related posts.

SAP roundtable 6 oktober 2011 “SAP contracten transparanter”

admin — Fri, 19 Aug 2011 11:02:50 +0000

SAP contracts

Software license is a kind of tax for the intellectual property that is loaned out by software manufacturers. You do not own the software but you may use this software under specific conditions! These conditions are set in extensive and complex contracts, terms of use and maintenance contracts with specific SLAs. Just as you do not want to evade taxes, because it can become costly or do not want to pay too much, it is with software licensing hard not to.
What should you look for in your current and future SAP contracts and what pitfalls are there? We will discuss this in detail during the Round Table. Below the subjects discussed.

What parts of the contract are important in the negotiation?

It’s not a fist on the table to get the highest discount, but examine the value of the software and which parts of the contract can be negotiated. Contracts are often seen as a piece of concrete and not many people know what the possibilities are. These negotiations are now more productive than getting a discount.

What parts are you leaving out of the contract and what do you add?

The party in front of you, usually the software manufacturer or representative will not specify which parts can be omitted or be modified. We have 9 years of experience in negotiations with SAP and we can help you to indicate exactly what can and what can’t be removed from contracts, this for the benefit of current and future investment.

Gartner

What is the approach of Gartner on (GSP) contract negotiations and how can these be substantiated in the final negotiations with your SAP representative?

Benchmarking

In other words, do you pay too much compared to others? And what kind of conditions are similar to the compared organizations? Knowledge is power!

Tooling / tools

With a good thermometer one can better negotiated. There is,especially for SAP environments, an excellent management tool that provides you with all necesary information.

For who is this round table?

This round table is for the SAP contract manager within the organization and others who negotiated with SAP.

No related posts.

Workflow Manager

admin — Tue, 05 Jul 2011 11:17:11 +0000

Workflow Manager

Software asset management bestaat niet alleen uit het archiveren van alle licentie en contract gegevens maar ook de processen zijn hierbij van belang. Nu heeft Flexera de Workflow Manager for Enterprise License Optimization ontwikkeld. Hiermee kunnen organisaties deze processen automatiseren, verbeteren en onder controle krijgen. De Workflow Manager sjablonen kunnen eenvoudig worden aangepast aan de interne processen van de organisatie. Daarnaast kan deze module volledig automatisch e-mails versturen naar de verantwoordelijke persoon om deze op de hoogte te houden van het werk dat moest worden uitgevoerd op hun verzoek. Ook kan een gebruiker een email ontvangen omdat een actie gewenst is. Het is zo eenvoudig als het klikken in een email waardoor iedereen gebruik kan maken van deze workflow’s.

Software Asset Management Workflow processen

De Workflow Manager kan worden ingezet voor het automatiseren van software asset management processen zoals:

Service, software, hardware en contractaanvragen
De aanschaf van nieuwe services, software, hardware en contracten
Het ontvangen van assets / services van leveranciers
Verwijderen van assets en beëindigen van contracten
Audits: overzicht van de contractuele verplichtingen en de status van de huidige compliancy

Meer informatie over de Flexera Workflow Manager kun je op de website terugvinden: FlexNet Workflow Manager

IBM licentie management

admin — Fri, 01 Jul 2011 11:06:33 +0000

IBM licentie management

Naast het uitgebreid beheren van Microsoft, Oracle, SAP, Adobe, Symantec is het nu ook mogelijk om de IBM licentie te beheren waaronder DB2, Websphere Application Server en Tivoli Workflow Scheduler.

Integratie met de IBM License Metric Tool (ILMT)

FlexNet Manager voor IBM is geïntegreerd met de IBM ILMT om hard-en software, processor gebruik, toewijzing van processors binnen virtuele omgevingen waar subcapacity licensering van kracht is, te kunnen importeren. Van daaruit wordt het gecorreleerd met inkooporders en contracten waardoor er een overzichtelijke licentiepositie bepaald kan worden en incompliantie word voorkomen.

Nieuwe IBM licentie modellen

Een nieuwe Processor Value Unit (PVU) licentie type is toegevoegd binnen FlexNet manager om deze licentie vorm van een “full capacity” omgevingen te kunnen beheren. Deze IBM PVU punten tabel wordt opgeslagen in FlexNet Manager voor IBM, zodat het vereiste aantal PVU licenties kan worden berekend op basis van de onderliggende hardware. (PVU’s zijn gebaseerd op processor-type, servermodel, cores per socket, etc…)

FlexNet Manager for IBM ondersteund ook deze ander IBM licentie modellen: Authorized User, Concurrent User en Floating User. IBM license management is nu een stuk vereenvoudigd omdat nu het juiste licentiemodel en licentiemetrics beschikbaar zijn binnen FlexNet manager.

Meer informatie over deze module kun je op de website van Flexera Software terugvinden: FlexNet Manager for IBM

Workflow Manager

(Software Asset) Contract Management

admin — Wed, 29 Jun 2011 08:33:19 +0000

(Software Asset) Contract Management

In de blog van Flexera Software staat een interessant stuk over contract workflow management.
Hier komt duidelijk naar voren dat in het begin veel afdelingen betrokken worden bij het aangaan van een nieuw contract maar dat daarna het spreekwoordelijk “in de la verdwijnt”. Effectief contract management is eigenlijk noodzakelijk om de contracten transparant te krijgen, de deadline na te komen en compliant te blijven. Ook de tussentijdse aanpassingen moeten gedocumenteerd worden.

De contract lifecycle management bestaat uit:

Aanvraag
Inkopen
Goedkeuringen
Uitvoeren
Audits of reviews
Verlengingen / annuleringen

Ook belangrijk zijn:

Archiveren van contracten (digitaliseren)
Optimaliseren van contracten door middel van business scorecards
Planning- en taakbeheer

Contracten binnen Software Asset Management dienen gekoppeld te zijn aan contractvoorwaarden, orderregels en licentievoorwaarden, een document management systeem (DMS) volstaat hierbij niet.