Workflow Manager

Software asset management is not just archiving all licensing and contractinformation, the processes are crucial as well. Now Flexera has developed the Workflow Manager for Enterprise License Optimization. This allows organizations to automate, improve and control these processes. The Workflow Manager templates can easily be adapted to the internal processes of the organization. Additionally, this module can automatically send emails to the responsible person to keep them informed of the work to be done at their request. Also, a user can receive an email when an action is required. It’s as simple as clicking an email so everyone can use this workflow’s.

Software Asset Management Workflow processes

The Workflow Manager can be used for automating software asset management processes including:

• Service, software, hardware and contract claims
• The purchase of new services, software, hardware and contracts
• Receiving of assets / services providers, asset
• Disposal and termination of contracts
• Audits of their contractual obligations and the status of the current compliance positioning

More information about the Flexera Workflow Manager can be found on the website: FlexNet Workflow Manager

(Software Asset) Contract Management

In de blog van Flexera Software staat een interessant stuk over contract workflow management.
Hier komt duidelijk naar voren dat in het begin veel afdelingen betrokken worden bij het aangaan van een nieuw contract maar dat daarna het spreekwoordelijk “in de la verdwijnt”. Effectief contract management is eigenlijk noodzakelijk om de contracten transparant te krijgen, de deadline na te komen en compliant te blijven. Ook de tussentijdse aanpassingen moeten gedocumenteerd worden.

De contract lifecycle management bestaat uit:

• Aanvraag
• Inkopen
• Goedkeuringen
• Uitvoeren
• Audits of reviews
• Verlengingen / annuleringen

Ook belangrijk zijn:

• Archiveren van contracten (digitaliseren)
• Optimaliseren van contracten door middel van business scorecards
• Planning- en taakbeheer

Contracten binnen Software Asset Management dienen gekoppeld te zijn aan contractvoorwaarden, orderregels en licentievoorwaarden, een document management systeem (DMS) volstaat hierbij niet.