(Software Asset) Contract Management

In de blog van Flexera Software staat een interessant stuk over contract workflow management.
Hier komt duidelijk naar voren dat in het begin veel afdelingen betrokken worden bij het aangaan van een nieuw contract maar dat daarna het spreekwoordelijk “in de la verdwijnt”. Effectief contract management is eigenlijk noodzakelijk om de contracten transparant te krijgen, de deadline na te komen en compliant te blijven. Ook de tussentijdse aanpassingen moeten gedocumenteerd worden.

De contract lifecycle management bestaat uit:

• Aanvraag
• Inkopen
• Goedkeuringen
• Uitvoeren
• Audits of reviews
• Verlengingen / annuleringen

Ook belangrijk zijn:

• Archiveren van contracten (digitaliseren)
• Optimaliseren van contracten door middel van business scorecards
• Planning- en taakbeheer

Contracten binnen Software Asset Management dienen gekoppeld te zijn aan contractvoorwaarden, orderregels en licentievoorwaarden, een document management systeem (DMS) volstaat hierbij niet.

Hoe voorbereiden op een software audit.

In het artikel op de Flexera Software Blog geven ze wat tips over hoe men zich kan voorbereiden op een software audit of review. In een onderzoek uitgevoerd door Gartner wordt aangegeven dat 61% van de ondervraagde bedrijven zijn geaudit in het afgelopen jaar. Een aantal jaren daarvoor was het 30%. Vooral Adobe, IBM, Microsoft, Oracle en SAP zijn hierin het meest actief. Dus de opmerking, “ach dat loopt wel los” is niet meer van deze tijd. Fabrikanten zien hun omzet niet meer stijgen dus kijken ze naar andere mogelijkheden van inkomsten.

Om je op zo’n audit voor te bereiden kun je, volgens het artikel, de volgende 5 stappen ter hand nemen:

1. Plan voorruit

Wacht niet op een audit voordat het te laat is. Centraliseer en/of digitaliseer al je software contracten en zorg voor een goede dossier vorming. Als er bijvoorbeeld juridische stappen ondernomen worden dient alle communicatie te zijn vastgelegd, dus ook alle ‘gentlement agreements’. Later is deze informatie bijna niet meer boven water te halen. Zorg er ook voor dat alle installaties, aankopen, gebruiksovereenkomsten, contracten en licentie voorwaarden geregistreerd en gecentraliseerd worden.

2. Hou het op orde

Maak er geen eenmalig project van maar zorg dat je het goed binnen de organisatie verankerd hebt. Meestal zorgt een externe audit ervoor dat men wakker geschud wordt. Grijp deze kans om bedrijfsbreed alles in kaart te brengen. Doe het niet allemaal handmatig met Excel-sheets en databases maar automatiseer het om fouten te voorkomen.

3. Installeer een Software Asset Management oplossing

Zoals ik al zei, automatiseer het en zorg dat alle relevante informatie met elkaar gekoppeld is en blijft.

4. Begin met de meest kostbare en kritische software

Pak niet alles in één keer op maar begin met de belangrijkste software zoals SAP, Microsoft, Oracle of IBM omgeving. Dit zijn tevens ook de bedrijven die vaak audits laten uitvoeren.

5. Behoud het helikopter overzicht

Kijk niet alleen binnen de eigen organisatie maar eventueel ook naar de holding indien van toepassing. Het verplaatsen van software binnen organisaties die onder één holding vallen kan erg lucratief zijn. Sommige contracten laten dit toe andere wellicht niet en zullen aangepast moeten worden.

Dit artikel is geschreven door Hans Krommenhoek, Business Unit Manager ToBeInControl.

Want to save on telecom costs within your organization?

During this roundtable, our TEM expert shows how much and where you can save money. Experiences will be shared with all attendees. The Roundtable will be held on June 16 and lasts from 11:00 a.m. to 3:30 p.m..

There is room for 15 persons, therefore Subscribe on time.

More information can be found here TEM Roundtable