Workflow Manager

Software asset management bestaat niet alleen uit het archiveren van alle licentie en contract gegevens maar ook de processen zijn hierbij van belang. Nu heeft Flexera de Workflow Manager for Enterprise License Optimization ontwikkeld. Hiermee kunnen organisaties deze processen automatiseren, verbeteren en onder controle krijgen. De Workflow Manager sjablonen kunnen eenvoudig worden aangepast aan de interne processen van de organisatie.  Daarnaast kan deze module volledig automatisch e-mails versturen naar de verantwoordelijke persoon om deze op de hoogte te houden van het werk dat moest worden uitgevoerd op hun verzoek. Ook kan een gebruiker een email ontvangen omdat een actie gewenst is. Het is zo eenvoudig als het klikken in een email waardoor iedereen gebruik kan maken van deze workflow’s.

Software Asset Management Workflow processen

De Workflow Manager kan worden ingezet voor het automatiseren van software asset management processen zoals:

• Service, software, hardware en contractaanvragen
• De aanschaf van nieuwe services, software, hardware en contracten- Het ontvangen van assets / services van leveranciers- Verwijderen van assets en beëindigen van contracten
• Audits: overzicht van de contractuele verplichtingen en de status van de huidige compliancy

Meer informatie over de Flexera Workflow Manager kun je op de website terugvinden: FlexNet Workflow Manager

(Software Asset) Contract Management

In de blog van Flexera Software staat een interessant stuk over contract workflow management.
Hier komt duidelijk naar voren dat in het begin veel afdelingen betrokken worden bij het aangaan van een nieuw contract maar dat daarna het spreekwoordelijk “in de la verdwijnt”. Effectief contract management is eigenlijk noodzakelijk om de contracten transparant te krijgen, de deadline na te komen en compliant te blijven. Ook de tussentijdse aanpassingen moeten gedocumenteerd worden.

De contract lifecycle management bestaat uit:

• Aanvraag
• Inkopen
• Goedkeuringen
• Uitvoeren
• Audits of reviews
• Verlengingen / annuleringen

Ook belangrijk zijn:

• Archiveren van contracten (digitaliseren)
• Optimaliseren van contracten door middel van business scorecards
• Planning- en taakbeheer

Contracten binnen Software Asset Management dienen gekoppeld te zijn aan contractvoorwaarden, orderregels en licentievoorwaarden, een document management systeem (DMS) volstaat hierbij niet.