Quickscan: SAP Licenties & Contracten

Organisaties hebben hun bedrijfsprocessen met SAP software geautomatiseerd. Gebruik van SAP software is een strategische keuze. De eenmalige kosten die hiermee gepaard gaan, zijn aanzienlijk. Denk hierbij aan de aanschaf van software & platformen en de implementatie zelf. Na de implementatie krijgen organisaties te maken met kosten voor het onderhoud op de software, maatwerk, upgrades, platformuitbreidingen en –vernieuwing etc. Dit alles bepaalt de ‘total cost of ownership (TCO)’ van de geïmplementeerde oplossing. Een zo laag mogelijke TCO levert een bijdrage aan het netto resultaat van uw organisatie.

Stand van zaken

Naast de initiële aanschaf van SAP licenties, zal uw organisatie ook voor het onderhoud van de SAP software betalen. Deze initiële aanschaf, inclusief het onderhoud, zal over het algemeen gebudgetteerd zijn en (zodoende in financiële zin) geen verrassingen met zich mee brengen.
Echter, wat gebeurt er als er meer accounts op het systeem zijn aangemaakt dan u heeft begroot? Of als er nieuwe functionaliteit door proceseigenaren wordt gevraagd? Uw organisatie krimpt of de SAP licentie-voorwaarden wijzigen?

Geen verrassing meer

Betalen voor software die wordt gebruikt is vanzelf-sprekend. Betalen voor spookaccounts of ongebruikte functionaliteit niet. ToBeInControl helpt u om de kosten voor de software voorspelbaar en concurrerend te houden. Door het daadwerkelijke gebruik van de software te monitoren en deze af te zetten tegen uw SAP contract, voorkomt u verrassingen en een te hoge TCO.

Resultaat?

Transparantie in de contracten, rekening houden met mogelijke gebeurtenissen (en dit dan ook in contracten opnemen), betalen voor daadwerkelijk gebruik, marktconform prijsniveau.

De Quickscan

Eerst voeren wij een analyse uit om de ‘huidige status’ van de contracten en het daadwerkelijke gebruik in kaart te brengen. Daarna zoomt de quickscan in op het mogelijke besparingspotentieel en de contractuele flexibiliteit. Op basis van de uitkomsten van de quickscan stippelen we samen met u een vervolgtraject uit dat daar waar mogelijk leidt tot een lagere TCO of minimaal tot een helder inzicht in de huidige en toekomstige kosten en de gewenste toekomstige contractuele aanpassingen.

Het beste moment voor een quickscan

Een systeemmeting, uitbreiding van functionaliteiten (nieuwe engines/solutions], geplande investeringen, acquisitie/verkoop bedrijfsonderdelen, of, de wens om een benchmark te hebben (is mijn contract en mijn investering marktconform?) zijn de momenten om ToBeInControl in te schakelen als uw optimalisatiepartner. Of u wilt simpelweg nu weten of u niet te veel betaalt voor uw SAP oplossingen.

Folder Quickscan SAP licenties en contracten: Quickscan SAP

Tijdens onze SAP roundtable hebben wij inzage gegeven hoe SAP contract en licentie  onderhandelingen in gaat. De gezamenlijke ervaringen zijn met alle aanwezigen gedeeld. Hieronder vindt u de introductie presentatie die gegeven is tijdens deze roundtable.

Grip op uw SAP licenties.

Het is nu meer dan ooit noodzakelijk om de SAP investeringen en het licentiegebruik onder controle te krijgen. Maar zonder deugdelijk en onafhankelijk analysesoftware, is het bijna onmogelijk het licentiegebruik te vergelijken met de afgesloten SAP licentiecontracten.
Indien uw organisatie dit niet regelmatig controleert is de kans groot dat u bij de volgende SAP true-up voor onverwachte hoge uitgaven komt te staan.
Hebt u uw SAP software licenties en contracten onder controle? Hieronder een aantal vragen om u zelf op weg te helpen.

USMM en LAW voldoende?

SAP verlangt dat u jaarlijks telt hoeveel Named Users u per transactie en engine gebruikt. Voor deze true-up heeft SAP twee oplossingen ter beschikking, de transaction USMM en LAW (License Administration Workbench). Deze oplossingen houden echter geen rekening met de niet gebruikte licenties, dubbele gebruikers en over-gelicenceerde gebruikers.

Meer contractmogelijkheden?

Hebt u type gebruikers die tussen limited en professional inzitten? Maak gebruik van onze expertise om te kijken of dit interessant voor u is.

True-up kosten reduceren?

Weet u hoeveel licenties u daadwerkelijk nodig hebt? Te veel aangeschafte SAP licenties kunt u niet meer teruggeven. Weet u welk licentietype benodigd is voor de verschillende gebruikers? Dit is een voorwaarde om overlicencering te voorkomen. Is een professional user nog steeds legitiem om te gebruiken of is het een limited professional gebruiker geworden? Met andere woorden word de gedefinieerde ROL wel optimaal gebruikt?

Referenties

Andere organisaties zijn u voor gegaan, zoals een van de grootste centrale overheden en decentrale overheden, een energiemaatschappij, de grootste bank/verzekeringsmaatschappij.

De wens

Controle

U hebt een volledig inzicht in het gebruik van alle SAP software.

Kosten transparanter

U hebt nu inzichtelijk waar u uw geld aan uitgeeft. Het gebruik van de licentie komt nu overeen met de kosten van de licenties.
Als er door de organisatie bezuinigd moet gaan worden dan kan men beter aangeven hoe dit gerealiseerd kan worden.

Contractvoorwaarden controle

U kunt nu het licentiegebruik vergelijken met de contractvoorwaarden. Oude contracten hebben namelijk andere voorwaarden dan de nieuwe. Wellicht hebt u speciale afspraken gemaakt.

Compliant

U controleert of u voldoende licenties hebt aangeschaft voordat SAP dit zelf controleert. Eventueel kunt u uw SAP infrastructuur aanpassen zonder dat u direct licenties moet aanschaffen.

VNSG congres

Bij het VNSG congres staan wij met een aantal specialisten van Flexera Software. Hier kunt u uw vragen stellen en eventueel een demonstratie bekijken van de oplossing van Flexera Software.

Aanmelden roundtable

Tijdens deze roundtable zal onze SAP specialist u inzage geven hoe SAP dit soort onderhandelingen in gaat. Wij zullen aangeven hoe u zich daar op voor kunt bereiden. Gezamenlijke ervaringen zullen met alle aanwezigen worden gedeeld.  De Roundtable vindt plaats op 19 mei te Doorn en duurt van 11:00 tot 15:30. We hebben maximaal voor 15 personen plek, dus meldt u op tijd aan. U kunt zich aanmelden via email: j.rovers@tobeincontrol.nl

SAP Roundtable

Houd uw software-assets onder controle

IT Service Magazine: Ervaringen met softwarelicenties van  SAP en IBM

Het goed inrichten van software-assetmanagement kan een van uw lucratiefste IT-projecten zijn. Het levert een doorsnee bedrijf op zijn IT-uitgaven al snel een besparing van vijftien procent op. Aan de hand van twee gevalsbeschrijvingen laat Hans Krommenhoek zien welke problemen er spelen rond IBM- en SAP- licenties en hoe die succesvol kunnen worden aangepakt.

Hier kunt u het volledige artikel downloaden: Ervaringen met softwarelicenties van SAP en IBM

Wil u ook weten hoe eenvoudig te besparen op SAP licenties?
Schrijf u dan in voor de roundtable op 30 september!

Uitnodiging SAP Roundtable