(Software Asset) Contract Management

In de blog van Flexera Software staat een interessant stuk over contract workflow management.
Hier komt duidelijk naar voren dat in het begin veel afdelingen betrokken worden bij het aangaan van een nieuw contract maar dat daarna het spreekwoordelijk “in de la verdwijnt”. Effectief contract management is eigenlijk noodzakelijk om de contracten transparant te krijgen, de deadline na te komen en compliant te blijven. Ook de tussentijdse aanpassingen moeten gedocumenteerd worden.

De contract lifecycle management bestaat uit:

• Aanvraag
• Inkopen
• Goedkeuringen
• Uitvoeren
• Audits of reviews
• Verlengingen / annuleringen

Ook belangrijk zijn:

• Archiveren van contracten (digitaliseren)
• Optimaliseren van contracten door middel van business scorecards
• Planning- en taakbeheer

Contracten binnen Software Asset Management dienen gekoppeld te zijn aan contractvoorwaarden, orderregels en licentievoorwaarden, een document management systeem (DMS) volstaat hierbij niet.