Hoe voorbereiden op een software audit.
In het artikel op de Flexera Software Blog geven ze wat tips over hoe men zich kan voorbereiden op een software audit of review. In een onderzoek uitgevoerd door Gartner wordt aangegeven dat 61% van de ondervraagde bedrijven zijn geaudit in het afgelopen jaar. Een aantal jaren daarvoor was het 30%. Vooral Adobe, IBM, Microsoft, Oracle en SAP zijn hierin het meest actief. Dus de opmerking, “ach dat loopt wel los” is niet meer van deze tijd. Fabrikanten zien hun omzet niet meer stijgen dus kijken ze naar andere mogelijkheden van inkomsten.
Om je op zo’n audit voor te bereiden kun je, volgens het artikel, de volgende 5 stappen ter hand nemen:
1. Plan voorruit
Wacht niet op een audit voordat het te laat is. Centraliseer en/of digitaliseer al je software contracten en zorg voor een goede dossier vorming. Als er bijvoorbeeld juridische stappen ondernomen worden dient alle communicatie te zijn vastgelegd, dus ook alle ‘gentlement agreements’. Later is deze informatie bijna niet meer boven water te halen. Zorg er ook voor dat alle installaties, aankopen, gebruiksovereenkomsten, contracten en licentie voorwaarden geregistreerd en gecentraliseerd worden.
2. Hou het op orde
Maak er geen eenmalig project van maar zorg dat je het goed binnen de organisatie verankerd hebt. Meestal zorgt een externe audit ervoor dat men wakker geschud wordt. Grijp deze kans om bedrijfsbreed alles in kaart te brengen. Doe het niet allemaal handmatig met Excel-sheets en databases maar automatiseer het om fouten te voorkomen.
3. Installeer een Software Asset Management oplossing
Zoals ik al zei, automatiseer het en zorg dat alle relevante informatie met elkaar gekoppeld is en blijft.
4. Begin met de meest kostbare en kritische software
Pak niet alles in één keer op maar begin met de belangrijkste software zoals SAP, Microsoft, Oracle of IBM omgeving. Dit zijn tevens ook de bedrijven die vaak audits laten uitvoeren.
5. Behoud het helikopter overzicht
Kijk niet alleen binnen de eigen organisatie maar eventueel ook naar de holding indien van toepassing. Het verplaatsen van software binnen organisaties die onder één holding vallen kan erg lucratief zijn. Sommige contracten laten dit toe andere wellicht niet en zullen aangepast moeten worden.
Dit artikel is geschreven door Hans Krommenhoek, Business Unit Manager ToBeInControl.